Afgørelse Medlemsservice

Fratrådte medarbejderes e-mail

Arbejdsgiver må opretholde fratrådte medarbejderes e-mail- adresser og læse indkomne mails. Det har Datatilsynet slået fast i 2 afgørelser, som også knytter nogle forudsætninger til afgørelserne

En sælger blev afskediget og fritstillet på grund af besparelser. Han glemte at ændre sin Linkedin-profil, og alle beskeder blev derfor videresendt til hans arbejdsmail. Det betød, at en besked fra sælgeren til en medarbejder hos en af virksomhedens kunder blev læst af virksomheden. Beskeden var illoyal, og sælgeren blev derfor bortvist.

Virksomheden havde i sin personalepolitik gjort det klart, at mails til medarbejdernes arbejds e-mail kunne blive læst af virksomheden.

Sælgeren klagede til Datatilsynet over, at virksomheden havde opretholdt hans e-mailadresse og læst indkomne e-mails uden at give ham besked om, at de gjorde det. Han mente, der var tale om personoplysninger omfattet af persondataloven. Han klagede også over, at virksomheden ikke havde meddelt, hvor længe e-mail- adressen ville blive opretholdt.

Datatilsynet udtalte, at virksomheden skulle overholde persondataloven, når de opretholdt den fratrådte medarbejders e-mail adresse og læste indkomne mails. Virksomheden havde en berettiget interesse i at opretholde adressen i en periode, efter medarbejderen var fratrådt, for ikke at miste vigtige meddelelser til virksomheden. En periode på et år var ikke for længe i den konkrete sag.

Se Datatilsynets afgørelser her (1) (2).

Datatilsynet lagde vægt på, at det var en enkelt betroet medarbejder - og ved enkelte lejligheder virksomhedens direktør - der havde haft adgang til den fratrådte sælgers e-mail, og at der kun blev sendt e-mail fra adressen en enkelt gang.

Virksomheden burde havde sendt besked til sælgeren om, at e-mail-adressen blev holdt åben - og hvor længe. Virksomheden videresendte dog e-mails til medarbejderen, så han måtte være klar over det.

Datatilsynet opfordrede på den baggrund virksomheden til at sende automatisk autosvar, hvis tidligere medarbejderes e-mail adresser holdes åbne i en periode.

Afgørelserne viser, at det er lovligt at opretholde fratrådte medarbejderes e-mail- adresser og læse arbejds e-mails, så længe virksomheden har en berettiget, forretningsmæssig interesse deri. Det er virksomheden, der vurderer, om det er nødvendigt at opretholde e-mail-adressen. Det er vigtigt at begrænse antallet af personer, der læser den fratrådte medarbejders arbejdsmæssige e-mails, og af hensyn til god databehandlingsskik skal den fratrådte medarbejder orienteres om, at virksomheden vil opretholde og læse e-mails på medarbejderens arbejds e-mail.

Udgivet d. 4.11.2011